Dokumen Kebutuhan Bisnis (BRD) mewakili suatu pernyataan lengkap yang merinci elemen-elemen yang esensial bagi keberhasilan suatu proyek baru. Dalam kerangka template BRD, terdapat tujuh komponen utama yang bertujuan untuk memberikan pemahaman yang jelas dan kontekstual bagi para pemangku kepentingan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang bagaimana template BRD dapat meningkatkan peluang sukses suatu proyek.
Setiap proyek memiliki komponen-komponen yang saling terkait, dan untuk mencapai hasil yang sukses, perlu keserasian antara semua komponen tersebut pada waktu dan tempat yang tepat.
Analoginya seperti menyusun puzzle; kunci suksesnya adalah melihat gambar di depan kotak puzzle sepanjang kita merangkai puzzle tersebut.
BRD, seolah-olah, menjadi gambaran lengkap dari puzzle tersebut. Dokumen ini merinci seluruh elemen yang diperlukan dalam proyek dan membantu para pemangku kepentingan memahami persyaratan yang diperlukan untuk sukses.
Dalam kesempatan kali ini, kita akan membahas masing-masing komponen kunci dari template Dokumen Kebutuhan Bisnis. Selain itu, kita juga akan mendiskusikan manfaat dari berbagi BRD melalui perangkat lunak daring.
Apa itu Dokumen Kebutuhan Bisnis (BRD)? Dokumen Kebutuhan Bisnis adalah suatu laporan yang merinci semua hal yang diperlukan untuk mencapai kesuksesan suatu proyek baru. Dokumen ini menjelaskan tujuan proyek, ekspektasi selama siklus proyek, dan elemen-elemen yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek tersebut.
Komponen-komponen utama BRD
Berikut ini adalah beberapa komponen utama BRD yang perlu kita ketahui sebelum memulai membuat dokumen.
1. Ringkasan Eksekutif (Executive summary)
Ringkasan eksekutif merupakan pernyataan utama yang menggambarkan esensi proyek dan tujuannya. Meskipun berada di bagian awal BRD, sebaiknya ringkasan eksekutif ditulis setelah selesai menulis bagian lain.
Hal ini memungkinkan untuk mereview seluruh dokumen dan memastikan bahwa pernyataan pembukaan telah menyajikan gambaran komprehensif.
2. Tujuan Proyek (Project objectives)
Tujuan proyek merupakan tujuan bisnis yang ingin dicapai melalui pelaksanaan proyek. Penting untuk menyatakan tujuan proyek sebelum memulai pekerjaan agar dapat digunakan sebagai ukuran kemajuan selama proyek berlangsung.
Menggambarkan tujuan proyek sebagai SMART goals (Spesifik, Terukur, Terjangkau, Relevan, dan Waktu) membantu menjadikannya jelas dan mudah diukur.
3. Lingkup Proyek (Project scope)
Lingkup proyek mengkomunikasikan batasan-batasan proyek yang terdapat dalam dokumen kebutuhan bisnis. Dengan mendefinisikan lingkup proyek, akan terjaga pemahaman bersama dan mencegah terjadinya perluasan lingkup yang tak terkendali (scope creep).
Detail yang harus diuraikan dalam lingkup proyek meliputi timeline, anggaran, deliverables, persyaratan proyek, dan tim proyek.
4. Persyaratan Bisnis (Project scope)
Persyaratan bisnis adalah inti dari template BRD. Bagian ini mencantumkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai proyek. Berdasarkan kompleksitas proyek, daftar ini dapat berupa beberapa item atau sangat luas.
Selain mencantumkan persyaratan, prioritas dan tingkat kepentingan setiap item perlu diuraikan. Hal ini membantu pihak lain memahami urutan penyelesaian yang perlu diikuti.
5. Pemangku Kunci (Key stakeholders)
Pemangku kunci mencakup semua pihak yang memiliki kepentingan dalam proyek. Mereka kemungkinan akan membaca template BRD untuk memahami gambaran proyek.
Pemangku kunci bisa terdiri dari anggota tim proyek, manajer proyek, eksekutif yang memberikan persetujuan, hingga klien yang akan dipengaruhi oleh hasil akhir proyek. Bagian ini mencantumkan nama dan peran pekerjaan masing-masing pemangku kunci untuk memberikan kejelasan dan meningkatkan komunikasi tim.
6. Kendala Proyek (Project constraints)
Meskipun kendala proyek sudah dijelaskan secara umum dalam lingkup proyek, bagian ini memberikan penjelasan lebih rinci mengenai batasan-batasan tersebut. Kendala proyek dapat mencakup risiko proyek, ketersediaan tim, sumber daya, ketergantungan proyek, batas waktu, dan anggaran proyek.
Menggambarkan kendala proyek membantu para pemangku kepentingan memvisualisasikan kompleksitas proyek dan memahami sejauh mana kemungkinan mencapai tujuan proyek.
7. Analisis Manfaat Biaya (Cost-benefit analysis)
Bagian terakhir dalam BRD mengakhiri dengan analisis manfaat biaya. Jika BRD digunakan untuk mendapatkan persetujuan proyek, bagian ini bisa menjadi penentu.
Para klien dan eksekutif tertarik pada tujuan proyek, tetapi kemampuan untuk membuktikan bahwa proyek akan menghasilkan keuntungan menjadi hal yang krusial.
Bagian ini mencakup deskripsi semua biaya yang terkait dengan proyek, manfaat yang terkait, total biaya yang diharapkan, dan perkiraan Return on Investment (ROI) dengan mengurangkan biaya yang diestimasi dari pendapatan yang diestimasi.
Apa yang Harus Termasuk dalam Dokumen Kebutuhan Bisnis?
Template Dokumen Kebutuhan Bisnis seharusnya memberikan rincian yang komprehensif tentang proyek, namun tetap singkat. Tujuan dari BRD adalah memberikan informasi sebanyak mungkin dengan penggunaan kata yang efisien.
Banyak pihak yang mungkin membaca BRD, termasuk para pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek, eksekutif yang memberikan persetujuan, dan klien yang dipengaruhi oleh hasil akhir proyek. Mari kita bahas lebih lanjut tentang setiap komponen yang harus dimasukkan dalam template BRD.